Les réponses courtes, avec leurs sources.
De combien de temps dispose-t-on pour approuver les comptes ?
Six mois à compter de la clôture de l'exercice en SARL, sauf prolongation par décision de justice (art. L. 223-26), et six mois pour l'assemblée annuelle d'une société anonyme (art. L. 225-100). L'associé unique approuve lui aussi dans les six mois (art. L. 223-31 pour l'EURL, art. L. 227-9 pour la SASU). En SAS, la loi renvoie aux statuts, qui fixent le délai. Pour un exercice clos le 31 décembre, la date limite tombe le 30 juin.
Je suis seul associé et je dirige la société. Dois-je tenir une assemblée ?
Non. L'associé unique décide à la place de l'assemblée et consigne sa décision sur un registre. S'il est seul gérant de l'EURL, ou président personne physique de la SASU, le dépôt au registre du commerce de l'inventaire et des comptes annuels signés, dans le délai de six mois, vaut approbation des comptes (art. L. 223-31, art. L. 227-9). Rouage prépare la décision à signer et à consigner, puis dépose les comptes.
Dans quel délai déposer les comptes au greffe ?
Dans le mois suivant l'approbation, ou dans les deux mois lorsque le dépôt est effectué par voie électronique (art. L. 232-22 pour la SARL, art. L. 232-23 pour les sociétés par actions, art. R. 123-111). Si les associés refusent d'approuver les comptes, une copie de la délibération est déposée dans le même délai. La date du récépissé dépend du greffe, Rouage ne la promet pas.
Peut-on garder ses comptes confidentiels ?
En partie. Une micro-entreprise peut déclarer, lors du dépôt, que ses comptes ne seront pas rendus publics. Une petite entreprise peut demander que son compte de résultat reste confidentiel. Les sociétés appartenant à un groupe et certaines catégories de sociétés en sont exclues, et les administrations, la justice, la Banque de France et les établissements qui financent l'entreprise conservent l'accès aux comptes (art. L. 232-25). Si vous souhaitez cette déclaration, indiquez-le nous après la commande, Rouage la joint au dépôt dès lors que votre société y a droit.
Que risque le dirigeant si les comptes ne sont ni approuvés ni déposés ?
Le gérant de SARL qui ne soumet pas l'inventaire, les comptes annuels et le rapport de gestion à l'approbation des associés ou de l'associé unique encourt 9 000 € d'amende (art. L. 241-5). Le défaut de dépôt est puni de l'amende des contraventions de 5e classe, 1 500 € au plus et 3 000 € en cas de récidive (art. R. 247-3). Le greffier signale l'absence de dépôt au président du tribunal de commerce, qui peut enjoindre de déposer sous astreinte (art. L. 232-24).
Quand peut-on verser des dividendes ?
Après l'approbation des comptes et la constatation de sommes distribuables. L'assemblée détermine alors la part attribuée aux associés, et un dividende distribué en violation de ces règles est fictif (art. L. 232-12). Avant cela, un vingtième au moins du bénéfice va à la réserve légale jusqu'à ce qu'elle atteigne le dixième du capital (art. L. 232-10). La mise en paiement a lieu dans les neuf mois de la clôture (art. L. 232-13). Le montant à distribuer reste votre décision, avec votre expert-comptable.
Le rapport de gestion est-il obligatoire ?
Pas pour tout le monde. Les sociétés commerciales qui sont des microentreprises ou des petites entreprises en sont dispensées, sauf certaines catégories de sociétés et celles dont l'activité consiste à gérer des titres de participations ou des valeurs mobilières (art. L. 232-1, IV). Les autres l'établissent à chaque clôture. Quand il est dû, il n'est pas déposé au greffe mais tenu à la disposition de qui le demande.
Mes comptes annuels ne sont pas encore établis. Puis-je commander ?
Les comptes doivent être arrêtés avant d'être approuvés, c'est le travail du dirigeant et de son expert-comptable (art. L. 232-1). Le parcours vous demande s'ils le sont. S'ils ne le sont pas encore, vous pouvez continuer et nous revenons vers vous avec la marche à suivre. Aucune annonce légale n'est à prévoir, l'approbation des comptes n'en demande pas.