Facturation et recouvrement

Facturer vos honoraires dans les règles, et être payé dans les délais.

Mentions de la facture, délais de paiement, pénalités, mise en demeure : le cadre est connu, son application au quotidien d'un cabinet l'est moins. Rouage met en place avec vous, sur mesure, le circuit qui va de la lettre de mission à l'encaissement.

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Ce que disent les règles

Six points de théorie que tout cabinet applique à ses propres honoraires, avec les références pour les relire.

La facture et ses mentions

Toute prestation de service pour une activité professionnelle fait l'objet d'une facture, délivrée dès la réalisation de la prestation (article L. 441-9 du code de commerce). Elle indique notamment l'identité et l'adresse des parties, la date de la prestation, la dénomination et le prix unitaire hors taxe, la date de règlement, le taux des pénalités de retard et le montant de l'indemnité forfaitaire de recouvrement. Le manquement est passible d'une amende administrative pouvant atteindre 75 000 euros pour une personne physique et 375 000 euros pour une personne morale.

La facturation électronique

Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA établie en France doit pouvoir recevoir des factures électroniques. L'émission est obligatoire à cette même date pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire, et à compter du 1er septembre 2027 pour les PME et les microentreprises. Les factures transitent par une plateforme agréée et portent des mentions supplémentaires : SIREN du client, nature de l'opération, adresse de livraison si elle diffère (source : impots.gouv.fr).

Délais de paiement et pénalités

Sauf disposition contraire, le règlement intervient dans les trente jours après l'exécution de la prestation. Le délai convenu ne peut dépasser soixante jours après l'émission de la facture, ou quarante-cinq jours fin de mois s'ils sont expressément stipulés et sans abus manifeste. Les pénalités de retard sont exigibles dès le lendemain de la date de règlement, sans rappel. Leur taux, fixé dans les conditions de règlement, ne peut être inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal ; à défaut, il est égal au taux de refinancement de la BCE majoré de 10 points (article L. 441-10).

Indemnité forfaitaire et mise en demeure

Tout professionnel en retard de paiement doit de plein droit une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, de 40 euros (articles L. 441-10 et D. 441-5 du code de commerce), avec une indemnisation complémentaire possible sur justification si les frais exposés sont supérieurs. La mise en demeure de payer, sommation ou acte portant interpellation suffisante (article 1344 du code civil), fait courir l'intérêt moratoire au taux légal sans que le créancier ait à justifier d'un préjudice (articles 1344-1 et 1231-6).

Lettre de mission, honoraires et suspension

Le cabinet conclut avec son client un contrat écrit qui précise les droits et obligations de chaque partie (article 151 du décret du 30 mars 2012). Les honoraires sont fixés librement, selon l'importance des diligences, la difficulté des cas, les frais exposés et la notoriété du professionnel (article 158). La mission s'exerce jusqu'à son terme, mais peut être interrompue pour des motifs justes et raisonnables, tels que la méconnaissance d'une clause substantielle du contrat, en s'efforçant de ne pas porter préjudice au client (article 156). En cas de différend sur les honoraires, le professionnel s'efforce de faire accepter la conciliation ou l'arbitrage du président du conseil régional de l'Ordre avant toute action en justice (article 159).

Prescription et recouvrement judiciaire

Le délai de droit commun est de cinq ans à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits (article 2224 du code civil ; article L. 110-4 du code de commerce entre commerçants ou entre commerçants et non-commerçants). Seuls interrompent ce délai la reconnaissance du débiteur, la demande en justice et la mesure conservatoire ou d'exécution forcée (articles 2240, 2241 et 2244) : cette énumération est limitative et une mise en demeure n'interrompt pas la prescription (Cour de cassation, chambre commerciale, 18 mai 2022, n° 20-23.204). Pour une créance contractuelle d'un montant déterminé, l'injonction de payer est ouverte (article 1405 du code de procédure civile) ; la requête comporte le décompte de la créance et le bordereau des pièces justificatives (article 1407).

Où ça se complique en cabinet

Le texte est simple. Ce qui se complique, c'est de l'appliquer de la même façon à chaque client, chaque mois.

Des conditions de règlement incomplètes

Le taux des pénalités et l'indemnité de 40 euros doivent figurer dans les conditions de règlement et sur la facture. Dans bien des cabinets, ils manquent ou renvoient à des conditions générales que le client n'a jamais reçues. Le manquement est passible d'une amende administrative (article L. 441-16, jusqu'à 2 millions d'euros pour une personne morale), et la relance n'a plus de base écrite à citer.

Une facturation qui suit la production, pas la prestation

La facture doit être délivrée dès la réalisation de la prestation, et le délai de paiement convenu court à partir de son émission. Un cabinet qui facture le bilan longtemps après l'avoir remis, ou regroupe plusieurs mois en une seule facture, repousse d'autant son encaissement et s'expose à la contestation.

Une relance sans trace et sans palier

Un appel, un mail d'un collaborateur, un courrier jamais parti : la relance existe mais n'est écrite nulle part. L'intérêt moratoire légal ne court qu'à compter d'une mise en demeure, et une relance, même recommandée, n'interrompt pas la prescription. Sans palier défini, personne ne décide du moment de passer à l'étape suivante.

Une suspension de mission décidée dans l'urgence

Interrompre la mission pour impayé est encadré : motif juste et raisonnable, préjudice du client limité autant que possible. Quand rien n'est écrit dans la lettre de mission et que la décision se prend au téléphone, le cabinet ne peut pas montrer qu'il a respecté ce cadre, alors que les échéances légales du client continuent de courir.

Ce que Rouage met en place avec votre cabinet

Du sur-mesure, construit à partir de votre circuit actuel et de vos outils.

Le processus, de bout en bout

Nous cartographions votre circuit, de la lettre de mission à l'encaissement, puis nous écrivons le circuit cible : qui facture, à quel moment, qui relance, à quel palier on passe à l'étape suivante, qui décide d'une suspension.

Les trames et les conditions de règlement

Modèles de facture, conditions de règlement et clauses de la lettre de mission alignés sur les mentions attendues, pour vos honoraires forfaitaires, vos acomptes et vos mensualités. Les textes qui vous engagent sont relus et validés par le cabinet.

Des relances paramétrées et suivies

Une échelle de relance dans vos outils : rappel avant échéance, relance après échéance, mise en demeure. Chaque envoi est daté et consigné au dossier du client, et un tableau des impayés montre la situation par client et par gestionnaire.

La préparation à la facturation électronique

Ce qui change pour votre cabinet à la réception comme à l'émission : raccordement à une plateforme agréée, nouvelles mentions, circuit de traitement des factures reçues.

Comment ça se passe

Trois temps, du premier rendez-vous à la routine.

1

Rendez-vous
Nous regardons votre circuit actuel : lettre de mission type, facturation, relances, impayés en cours. Nous relevons les écarts avec le cadre décrit plus haut.
2

Cadrage
Nous écrivons avec vous le processus cible : paliers de relance, modèles, rôles, règles de suspension. Ce document sert ensuite de référence au cabinet.
3

Mise en œuvre
Nous paramétrons vos outils et les automatisations, testons sur un échantillon de dossiers, puis passons en routine avec les collaborateurs concernés.

Questions de fond

Ce qu'on nous demande sur le cadre, avant de parler de votre cabinet.

Que doit comporter une facture d'honoraires ?

Les mentions de l'article L. 441-9 du code de commerce : identité et adresse des parties, date de la prestation, dénomination et prix unitaire hors taxe, réductions acquises, date de règlement, conditions d'escompte, taux des pénalités de retard, montant de l'indemnité forfaitaire de 40 euros, et numéro du bon de commande lorsqu'il existe.

Avec la facturation électronique s'ajoutent le SIREN du client, la nature de l'opération (biens, services ou les deux) et, si le prestataire l'a choisie, la mention de l'option pour le paiement de la taxe d'après les débits. Un acompte versé avant la prestation donne lui aussi lieu à une facture (article 289 du code général des impôts).

Un cabinet est-il concerné par la facturation électronique, et à quelle date ?

Oui, comme toute entreprise assujettie à la TVA établie en France. La réception de factures électroniques est exigée de toutes depuis le 1er septembre 2026. L'émission l'est à la même date pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire, et au 1er septembre 2027 pour les PME et les microentreprises.

Les factures passent par une plateforme agréée que chaque entreprise choisit librement : celle du cabinet peut être différente de celle de son client.

Quel délai de paiement et quelles pénalités prévoir ?

Les parties peuvent convenir d'un délai, dans la limite de soixante jours après l'émission de la facture, ou de quarante-cinq jours fin de mois si le contrat le stipule expressément et sans abus manifeste. En l'absence de stipulation, le règlement est dû dans les trente jours après l'exécution de la prestation (article L. 441-10 du code de commerce).

Le retard ouvre droit aux pénalités, au taux fixé dans les conditions de règlement (au minimum trois fois le taux d'intérêt légal), et à l'indemnité de 40 euros. Les pénalités sont exigibles sans qu'un rappel soit nécessaire.

Peut-on suspendre la mission si les honoraires ne sont pas payés ?

Le décret du 30 mars 2012 pose le principe : la mission s'exerce jusqu'à son terme, mais peut être interrompue pour des motifs justes et raisonnables, tels que la méconnaissance par le client d'une clause substantielle du contrat, en s'efforçant de ne pas lui porter préjudice (article 156).

Le code civil permet par ailleurs de refuser d'exécuter son obligation lorsque l'autre partie n'exécute pas la sienne et que cette inexécution est suffisamment grave (article 1219), ou de suspendre l'exécution lorsqu'il est manifeste que le cocontractant ne s'exécutera pas, la suspension devant être notifiée dans les meilleurs délais (article 1220). Dans tous les cas, ce qui rend la décision défendable est ce qui a été écrit avant : l'obligation de payer et ses conséquences dans la lettre de mission, puis les relances et la notification.

Quelle différence entre une relance et une mise en demeure ?

La relance rappelle une échéance. La mise en demeure de payer est, selon le code civil, une sommation ou un acte portant interpellation suffisante (article 1344) ; elle fait courir l'intérêt moratoire au taux légal sans que le créancier ait à justifier d'un préjudice (articles 1344-1 et 1231-6).

Aucune des deux n'interrompt la prescription de cinq ans : la Cour de cassation juge l'énumération des causes d'interruption limitative (reconnaissance du débiteur, demande en justice, mesure conservatoire ou d'exécution forcée) et écarte la mise en demeure, même recommandée (chambre commerciale, 18 mai 2022, n° 20-23.204).

Forfait annuel, acomptes, mensualisation : que change la forme des honoraires ?

Le montant et la forme des honoraires relèvent de la liberté contractuelle (article 158 du décret du 30 mars 2012) : forfait, mensualités ou acomptes se décident dans la lettre de mission. Chaque facture émise reste soumise aux mêmes règles de mentions et de délais, et un acompte versé avant la prestation donne lieu à une facture.

Ce qui change en pratique, c'est le nombre d'échéances à suivre. Un forfait mensualisé multiplie les dates de règlement, donc les occasions de retard à repérer, relancer et tracer.

Parlons de votre contrainte.

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