Académie
Un automatisme qui fait gagner du temps ne suffit pas dans un cabinet. Il faut pouvoir dire qui a fait quoi, avec quelles données et selon quelle règle, puis le montrer à un contrôleur. Voici ce que cela suppose, et ce que Rouage met en place avec vous.
Un automatisme de cabinet traite des données de clients, produit des éléments que l'on signera ou transmettra, et peut être contrôlé. Six propriétés le rendent défendable.
Pour chaque exécution, une entrée qui dit qui a agi (une personne, un agent ou une règle), quand, sur quelles données (par référence plutôt que par copie), avec quel résultat et pour quel motif. Le règlement général sur la protection des données (RGPD) demande au responsable du traitement d'être en mesure de démontrer qu'il respecte les principes du traitement (art. 5, § 2).
On n'efface pas et on ne modifie pas une entrée : une correction est une nouvelle entrée qui renvoie à la précédente. Les règles, les modèles et les consignes données au modèle ont chacun une version, rattachée à chaque exécution. On peut ainsi reconstituer l'état du dispositif à une date donnée et expliquer une décision d'il y a six mois avec les règles de l'époque.
Le traitement se limite aux données adéquates, pertinentes et nécessaires (RGPD, art. 5, § 1, c). Le règlement demande de prévoir cette minimisation dès la conception du traitement, la pseudonymisation étant citée en exemple de mesure (art. 25, § 1 ; art. 32, § 1, a). L'expert-comptable est en outre tenu au secret professionnel (ordonnance du 19 septembre 1945, art. 21) et à un devoir de discrétion sur toutes les informations dont il a connaissance (code de déontologie, art. 147).
Celui qui produit n'est pas celui qui contrôle, et des points de validation humaine sont placés là où une erreur coûte. C'est une pratique de contrôle interne, appliquée aux automatismes. Le code de déontologie demande déjà à l'expert-comptable de donner à chaque question le soin qu'elle nécessite pour acquérir une certitude suffisante (art. 145, 2°) et de s'assurer de la compétence des collaborateurs à qui il confie des travaux (art. 148).
Une erreur ne passe pas en silence : elle est journalisée, signalée à quelqu'un, et le traitement s'arrête ou bascule vers une personne. La reprise ne duplique rien : relancer un traitement interrompu ne crée ni deuxième envoi, ni deuxième écriture. Ce comportement se décide à la conception, il ne s'ajoute pas après coup.
Pour la lutte contre le blanchiment, les documents et informations relatifs à la relation d'affaires et aux mesures de vigilance se conservent cinq ans à compter de la cessation de la relation (code monétaire et financier, art. L. 561-12), et le cabinet doit pouvoir justifier ces mesures auprès de l'autorité de contrôle, l'Ordre pour les experts-comptables (art. R. 561-12 ; art. L. 561-36, I, 10°).
Le règlement européen sur l'intelligence artificielle (règlement (UE) 2024/1689) prévoit, pour les systèmes d'IA à haut risque, des exigences de journalisation (art. 12) et de supervision humaine (art. 14). Qu'un automatisme de cabinet relève ou non de cette catégorie se qualifie au cas par cas ; ces deux articles décrivent en tout cas ce que l'on attend d'un dispositif sérieux.
Sources : règlement (UE) 2016/679, art. 4, 5, 25, 30, 32 et considérant 26 ; règlement (UE) 2024/1689, art. 12 et 14 ; ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945, art. 21 ; décret n° 2012-432 du 30 mars 2012 (code de déontologie), art. 145, 147 et 148 ; code monétaire et financier, art. L. 561-12, L. 561-36 et R. 561-12.
Quatre endroits où le principe, simple à énoncer, se perd entre la conception et l'exploitation.
« Tâche terminée » ne permet de rien refaire ni de rien expliquer. Sans les données d'entrée, sans le motif et sans la version de la règle, du modèle et de la consigne employés, on ne peut pas dire pourquoi un résultat a été produit. Un modèle de langage peut en outre évoluer chez son fournisseur sans que le cabinet s'en aperçoive : si la version n'est pas notée, deux résultats en apparence comparables ne le sont peut-être pas.
Un journal que modifie celui qui exploite l'automatisme ne prouve rien. Mais un journal qui accumule indéfiniment des données de clients se heurte au principe de limitation de la conservation (RGPD, art. 5, § 1, e). Une réponse tient à la conception : le journal garde des références et des identifiants pseudonymisés plutôt que les données elles-mêmes, et chaque type d'entrée a une durée de conservation décidée à l'avance.
Quand le volume augmente, le point de validation se réduit à un bouton que l'on actionne sans relire. Le règlement européen sur l'IA nomme ce risque, le biais d'automatisation, parmi ce que la supervision doit permettre de percevoir pour les systèmes à haut risque (art. 14, § 4). La parade est pratique : montrer au valideur les sources, les écarts relevés et le motif, pas seulement le résultat.
Remplacer les noms après l'envoi à un modèle ne protège rien. Et une donnée pseudonymisée reste une donnée à caractère personnel tant qu'on peut la rattacher à une personne avec des informations supplémentaires (RGPD, art. 4, point 5 et considérant 26) : la table de correspondance se conserve séparément et sous des accès distincts, et elle est elle-même soumise aux règles de sécurité.
Sur mesure, d'après les automatismes que votre cabinet utilise ou projette. Rouage construit avec vous, puis transmet à vos équipes.
Pour chaque automatisme : ce qui le déclenche, les données qu'il reçoit, ce qu'il produit, où une erreur coûterait, qui valide et à quel moment. Le résultat est un document de travail que vos associés et vos collaborateurs peuvent lire, et qui sert de base à la mise à jour de votre registre des traitements (RGPD, art. 30).
Rouage Lab applique ce principe à la conformité LCB-FT : un journal des décisions en ajout seul, un historique daté consultable à n'importe quelle date, des décisions validées avec leur auteur, leur date et leur motif. Nous définissons avec vous ce qui entre au journal de vos autres automatismes, et pour quelle durée.
Rouage a conçu des agents supervisés pour des formalités juridiques vérifiées fiche par fiche : un agent génère, un autre contrôle, une personne valide. Nous construisons avec vous le même découpage pour vos automatismes, avec les points d'arrêt et les règles de reprise qui conviennent à votre organisation.
Les données sont minimisées, puis pseudonymisées avant d'être confiées à un modèle. Nous rédigeons avec vous la liste de ce qui peut sortir du cabinet, de ce qui ne sort pas, et la façon de le vérifier.
Ce travail donne des pièces que vous pouvez présenter : description du circuit, rôles, durées de conservation, journal. Ce n'est ni une certification ni un avis juridique, et la responsabilité des traitements reste celle de votre cabinet.
De la prise de rendez-vous à la transmission, en trois temps.
On prend un ou deux automatismes réels, ou en projet, et on suit leur chemin : qui les déclenche, quelles données entrent, qui contrôle, ce qui reste comme trace. On mesure l'écart avec ce que vous pourriez présenter à un contrôleur.
Le circuit de contrôle, le contenu du journal, les règles de pseudonymisation et les durées de conservation sont rédigés d'après vos pratiques, puis relus avec les personnes qui feront tourner le dispositif.
Le dispositif est mis en place sur les premiers automatismes et les premiers cas sont traités avec vous. La transmission est achevée quand vos équipes savent lire le journal, rejouer un cas et reprendre après une erreur sans nous.
Ce que disent les textes, et ce qu'ils ne disent pas.
Oui, à condition de le concevoir pour. Les données ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire (art. 5, § 1, e), et le droit à l'effacement connaît des exceptions, notamment lorsque le traitement est nécessaire pour respecter une obligation légale ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice (art. 17, § 3, b et e). Ces exceptions ne dispensent pas de limiter ce que le journal contient : on y met des références et des identifiants pseudonymisés plutôt que des données, et une durée de conservation par type d'entrée.
Non. La pseudonymisation est un traitement après lequel les données ne peuvent plus être attribuées à une personne précise sans informations supplémentaires, conservées séparément et protégées (art. 4, point 5). Les données pseudonymisées restent des informations concernant une personne identifiable (considérant 26). C'est une mesure de réduction du risque, citée à l'article 25 (protection dès la conception) et à l'article 32 (sécurité du traitement), pas une sortie du champ du règlement.
Le registre décrit des traitements, pas des outils : finalités, catégories de personnes et de données, destinataires, transferts hors de l'Union, délais d'effacement et mesures de sécurité (art. 30, § 1). Un automatisme qui modifie l'un de ces éléments, par exemple parce qu'un modèle tiers devient destinataire de données, appelle une mise à jour. L'exception prévue pour les organisations de moins de 250 personnes (art. 30, § 5) ne joue pas lorsque le traitement n'est pas occasionnel.
Cela dépend de ce qu'il consigne. Pour les documents et informations relatifs à la relation d'affaires et aux mesures de vigilance LCB-FT, le code monétaire et financier fixe cinq ans à compter de la cessation de la relation ; pour ceux qui concernent les opérations, cinq ans à compter de leur exécution (art. L. 561-12). Pour le reste, les textes cités ici ne fixent pas de durée : le cabinet la détermine et doit pouvoir la justifier au regard de la limitation de la conservation (RGPD, art. 5, § 1, e).
Non. Faire contrôler une production par un agent distinct de celui qui l'a produite détecte des écarts avec les sources et réduit les erreurs que le premier ne voit pas. Aucun des textes cités ici n'impose cette séparation en toutes lettres : c'est une pratique de contrôle interne. Le jugement reste celui de l'expert-comptable, qui doit acquérir une certitude suffisante avant de faire une proposition (code de déontologie, art. 145, 2°). La validation humaine garde donc sa place aux points où l'on engage le cabinet.
L'Ordre contrôle les experts-comptables au titre de la LCB-FT (art. L. 561-36, I, 10°) et examine notamment l'organisation, les procédures internes et les mesures de contrôle interne mises en place (art. L. 561-36, IV). Le cabinet doit pouvoir justifier la mise en œuvre de ses mesures de vigilance et leur adéquation au risque (art. R. 561-12). Pour un automatisme qui intervient dans ces mesures, cela revient à pouvoir produire la description du circuit, les règles et versions en vigueur à la date du dossier, et, pour ce dossier, l'entrée du journal avec son auteur et son motif.
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