Relance des pièces
Un dossier sans pièces ne se clôture pas, et la relance se fait trop souvent à la main, dossier par dossier, sans trace commune. Rouage met en place avec vous, sur mesure, un cycle de relance écrit, daté et suivi.
La collecte des pièces relève du contrat autant que de l'organisation. Ce que les textes disent, et ce qui reste à votre main.
Le commerçant doit enregistrer chronologiquement les mouvements qui affectent son patrimoine, contrôler son inventaire au moins une fois tous les douze mois et établir ses comptes annuels (article L. 123-12 du code de commerce). Les pièces justificatives sont conservées dix ans (article L. 123-22), et les comptes doivent être réguliers, sincères et donner une image fidèle (article L. 123-14). Le cabinet travaille sur ce que le client lui remet.
Le cabinet conclut avec son client un contrat écrit qui définit la mission et précise les droits et obligations de chacune des parties (article 151 du décret du 30 mars 2012). C'est le bon endroit pour fixer ce que le client remet, sous quelle forme, à quelle périodicité, dans quel délai, et ce qui se passe s'il ne le fait pas.
Dans chacune de ses missions, le professionnel est tenu envers son client d'un devoir d'information et de conseil (article 155). Dire au client que l'absence de pièces retarde ses clôtures et ses dépôts s'inscrit dans ce devoir, et doit pouvoir se démontrer.
Les comptes sont soumis à l'approbation dans les six mois de la clôture, sauf prolongation par décision de justice (articles L. 223-26 pour la SARL, L. 225-100 pour la société anonyme, L. 227-9 pour l'associé unique d'une SAS). Le dépôt au greffe intervient dans le mois suivant l'approbation, ou dans les deux mois si le dépôt est électronique (articles L. 232-22 et L. 232-23). Chaque semaine d'attente sur une pièce réduit d'autant la fenêtre de production.
Selon ce que dit la lettre de mission, le défaut persistant de remise des pièces peut constituer la méconnaissance d'une clause substantielle, motif d'interruption prévu à l'article 156, à condition de s'efforcer de ne pas porter préjudice au client. Le code civil permet aussi de suspendre l'exécution lorsqu'il est manifeste que le cocontractant ne s'exécutera pas, avec notification dans les meilleurs délais (article 1220).
Celui qui réclame l'exécution d'une obligation doit la prouver (article 1353 du code civil). Pour le cabinet, cela suppose de conserver, dossier par dossier, les dates, les canaux, les destinataires et le contenu des demandes de pièces : c'est ce qui permet de montrer ce qui a été demandé, quand, et resté sans suite.
La difficulté n'est pas de demander les pièces, mais de le faire de façon régulière et démontrable pour chaque dossier.
« Envoyez-nous vos pièces » à l'approche de la clôture. Le client ne sait pas ce qui manque, le collaborateur reconstitue la liste à la main, et chaque aller-retour consomme des jours sur une fenêtre de production déjà courte.
Chaque gestionnaire relance depuis sa messagerie, à son rythme, avec ses mots. Personne n'a la vue d'ensemble des dossiers bloqués, et une absence ou un départ suffit à faire disparaître l'historique.
On relance, on attend, on relance encore. Faute de palier défini, le moment où l'on informe le responsable de mission, où l'on appelle le dirigeant, où l'on écrit en recommandé n'est décidé par personne, et l'écart apparaît en fin de mission.
Si le contrat ne dit rien des pièces à remettre, de leur délai et de ses conséquences, le cabinet n'a rien à citer le jour où le blocage s'installe. L'article 156 suppose une clause substantielle méconnue : encore faut-il qu'elle existe.
Du sur-mesure, construit à partir de la façon dont les pièces arrivent aujourd'hui chez vous.
Les paliers (première demande, rappel, relance appuyée, information du responsable de mission, courrier), leur calendrier par rapport à la clôture, leurs canaux et leurs textes, définis avec vous.
Pour chaque client, ce qui est attendu et à quelle périodicité, afin que la demande porte sur ce qui manque réellement, et non sur « tout ».
Chaque demande et chaque réponse est datée et rattachée au dossier. Un tableau de suivi montre, par gestionnaire et par client, les dossiers en attente de pièces et depuis quand.
Rédaction avec vous de clauses sur les obligations du client en matière de pièces, de délais et de conséquences d'un défaut. Le cabinet les relit et les valide avant de les intégrer à ses lettres.
Trois temps, du premier rendez-vous à un cycle qui tourne.
Nous regardons comment les pièces arrivent aujourd'hui : ce qui est relancé, par qui, comment, et où les dossiers s'arrêtent.
Nous écrivons avec vous le cycle cible : listes de pièces, paliers, textes, règles d'escalade, clauses de la lettre de mission.
Nous paramétrons vos outils et les relances automatiques, démarrons sur un échantillon de dossiers, puis étendons au portefeuille en suivant l'effet sur les dossiers bloqués.
Ce qu'on nous demande sur le cadre, avant de parler de votre cabinet.
Le chef d'entreprise. C'est le commerçant qui doit procéder à l'enregistrement comptable des mouvements affectant son patrimoine (article L. 123-12 du code de commerce) et conserver les pièces justificatives pendant dix ans (article L. 123-22). Le cabinet intervient dans le cadre de la mission définie par la lettre de mission, et reste tenu d'un devoir d'information et de conseil (article 155 du décret du 30 mars 2012).
Le décret exige un contrat écrit qui précise les droits et obligations de chaque partie et fait référence aux règles professionnelles de l'Ordre (article 151). Le contenu exact d'une clause relative aux pièces relève de votre rédaction.
En pratique, les points utiles à écrire sont la nature des pièces, la forme et le canal de remise, la périodicité, le délai, l'interlocuteur côté client et les conséquences d'un défaut (relance, information du dirigeant, interruption). Plus la clause est précise, plus elle sert le jour du blocage.
La mission s'exerce jusqu'à son terme, mais peut être interrompue pour des motifs justes et raisonnables, tels que la méconnaissance d'une clause substantielle du contrat, en s'efforçant de ne pas porter préjudice au client (article 156). Le code civil permet de suspendre l'exécution lorsqu'il est manifeste que le cocontractant ne s'exécutera pas, la suspension devant être notifiée dans les meilleurs délais (article 1220).
La décision se prend donc sur ce qui est écrit dans le contrat et sur ce qui a été demandé puis notifié au client. C'est la raison d'être de la traçabilité.
Parce que ces délais courent à partir de la clôture de l'exercice, pas de la remise des pièces. Les comptes doivent être soumis à l'approbation dans les six mois de la clôture, sauf prolongation par décision de justice (articles L. 223-26 et L. 225-100 du code de commerce), puis déposés au greffe dans le mois suivant l'approbation, ou dans les deux mois si le dépôt est électronique (articles L. 232-22 et L. 232-23).
Une pièce qui arrive tard consomme donc du temps de production sans décaler l'échéance.
Celui qui réclame l'exécution d'une obligation doit la prouver (article 1353 du code civil). Un historique daté, avec le canal, le destinataire et le contenu de chaque demande, permet de montrer au client, et le cas échéant à un tiers, ce qui a été demandé et quand.
Il complète la lettre de mission sans la remplacer : l'historique établit les faits, le contrat établit l'obligation.
Pour ses missions récurrentes, le professionnel examine périodiquement si des circonstances nouvelles ne remettent pas en cause leur poursuite (article 150 du décret du 30 mars 2012). Un défaut persistant de remise des pièces est une circonstance que le cabinet peut y examiner.
Avoir l'historique des demandes sous la main rend cet examen factuel plutôt qu'impressionniste.
Un premier échange pour identifier le module qui vous fera gagner le plus.